Informationen zum Datenschutz

Die Datenschutzerklärung der Rheinland-Pfälzischen Technischen Universität Kaiserslautern-Landau (RPTU) wird durch die folgenden Ergänzungen der UB erweitert:

Die folgende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Anmeldung zur Benutzung der Universitätsbibliothek (nachfolgend „UB“ genannt) sowie des cloudbasierten Bibliotheksmanagementsystems (Alma), auf die UB-Webformulare und das Web-Angebot Katalog+/Primo.

Für Inhalte anderer Anbieter, auf die z.B. über Links verwiesen wird, gelten gegebenenfalls andere Bedingungen als in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau

Gottlieb-Daimler-Straße, Gebäude 47

67663 Kaiserslautern

Telefon: 0631 205 0

Kontaktdaten des/der Ansprechpartner/in der UB:

LeiterIn der Benutzungsabteilung

Paul-Ehrlich-Straße 32

67663 Kaiserslautern

Telefon: 0631 205 2241

E-Mail: ub-sekretariat-kl(at)rptu.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Telefon 0631 205-4434 oder per E-Mail: datenschutz(at)uni-kl.de

Die Postanschrift ist:

Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau
Der Datenschutzbeauftragte
Postfach 3049
67653 Kaiserslautern

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Bibliothekskonten der UB werden im Bibliotheksmanagementsystem (Alma) gespeichert und verwaltet. Das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) ist die zentrale Verwaltungssoftware, mit der die Abläufe in der Bibliothek bearbeitet werden. Dazu gehören u.a. die Verwaltung der Daten der Bibliotheksnutzenden im Rahmen der Medienausleihe, der Verlängerung von Ausleihen, der Vormerkungen für Ausleihen, die Durchführung von Gebühren- und Mahnprozessen sowie die Kommunikation mit Nutzenden.

Die UB verarbeitet nachfolgende personenbezogene Daten von Bibliotheksnutzenden, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist:

a) Angaben zur Person

-     Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum

-     Primäre Kennung, Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Benutzerrolle, weitere Kennungen (ggfs. Matrikelnummer)

-     Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Anschrift, optional Telefonnummern)

-     Sperren, Gebühren

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

-          Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)

-          Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)

-          Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)

Diese Daten werden verarbeitet, um physische und digitale Medien an Bibliotheksnutzende zu verleihen und Zugriff auf Medien zu gewähren sowie eventuell anfallende Gebühren erheben zu können. Sie werden dazu von folgenden Stellen  außerhalb der Universität verarbeitet :

• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) durch das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen,
• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) durch das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie
• im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) durch die Ex Libris (Deutschland) GmbH. In Fällen weitgehender technischer Probleme können zur Behebung durch das Unternehmen Ex Libris Daten im Drittland Israel ausnahmsweise zugänglich sein. Für das Drittland Israel liegt eine Feststellung der Angemessenheit des Datenschutzniveaus durch die EU-Kommission vor.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, Bibliotheksnutzende haben in die Datenweitergabe eingewilligt oder die UB ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Nehmen Sie den internationalen oder nationalen Leihverkehr der Bibliotheken in Anspruch, werden Ihre Daten an die jeweilige Bibliothek bzw. den Bibliotheksverbund weitergegeben.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i. V. m. § 3 LDSG Rheinland-Pfalz i. V. m. der geltenden Benutzungsordnung. Weitere Rechtsgrundlagen sind das ergänzende Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz sowie bereichsspezifische Rechtsnormen.

Die Angaben sind, soweit sie nicht als freiwillig gekennzeichnet sind, Pflichtangaben und werden zur Bearbeitung des Nutzungsantrags benötigt. Fehlen Pflichtangaben können wir Ihre Anmeldung leider nicht bearbeiten.

Die Angabe einer weiteren Anschrift sowie einer telefonischen Erreichbarkeit sind freiwillig, die Verarbeitung der insofern angegebenen Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden im Bibliothekssystem der UB zum Zwecke der Benutzerverwaltung, der Ausleihverbuchung, der Authentifizierung und Autorisierung zur Nutzung der Dienstleistungen der UB verarbeitet.

4. Dauer der Speicherung

a) Angaben zur Person

Personenbezogene Daten werden unwiderruflich wie folgt gelöscht:

• Die Benutzerdaten werden regelmäßig zwei Tage nach Beendigung des Benutzungsverhältnisses bzw. nach Erfüllung bestehender Verpflichtungen (z. B. Rückgabe ausgeliehener Medien, Begleichung von Gebühren) gelöscht.
• Erfolgt keine Abmeldung des Benutzers, werden die Nutzerdaten zwei Jahre nach der letzten Aktivität gelöscht.

b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens

Benutzungsbezogene Daten werden grundsätzlich 180 Tage nach Abschluss des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) anonymisiert, sofern keine Erforderlichkeit besteht, Benutzungsdaten zu speichern, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Personenbezogene Daten, die Sie gegebenenfalls über Kontaktformulare, Anmeldeformulare und ähnliche Formulare auf unserer Website über unsere Server an uns leiten, werden nur mit Ihrem Einverständnis entgegengenommen und dienen ausschließlich dem in den Formularen genannten Zweck. Bitte beachten Sie die entsprechenden Hinweise in den Formularen.

In allen Formularen werden nur die personenbezogenen Daten erhoben, die unbedingt erforderlich sind. Die Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Beantwortung Ihres Anliegens und für die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Üblicherweise sind die personenbezogenen Daten den jeweils zuständigen Mitarbeitenden der UB zugänglich. Ist der Zweck der Datenerhebung, die Daten auch anderen Mitgliedern der UB zugänglich zu machen, so wird hierbei das Prinzip der Datensparsamkeit beachtet. Ihre Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist im Formular explizit angegeben.

Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse mitteilen, gehen wir davon aus, dass wir berechtigt sind, Sie per E-Mail zu kontaktieren. Ansonsten verweisen wir Sie ausdrücklich auf andere Formen der Kommunikation (Telefon oder Postweg). Ihre E-Mail-Adresse wird nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet.

Die Recherche nach Medien und der Zugang zu unseren Mediendiensten erfolgen über den Katalog+/Primo, der Nutzeroberfläche des Bibliotheksmanagementsystems (Alma). Der Katalog+/Primo ist ein bibliothekarisches Suchsystem (sogenanntes Discovery-System), das Bibliotheksnutzende eine Literaturrecherche über eine Suchmaske ermöglicht. Auch als nicht eingeloggte*r Nutzer*in können Sie in Katalog+ recherchieren; den Zugang zu unseren Mediendiensten der UB haben aber nur eingeloggte Nutzende. Als eingeloggte*r Nutzer*in können Sie Bücher, Zeitschriften oder andere Medien vormerken, bestellen und auf E-Books und elektronische Zeitschriften zugreifen. Zudem können Sie gefundene Titel und Suchanfragen abspeichern, um sie künftig wieder aufzurufen; diese werden unter Ihrer Bibliothekskennung gespeichert und können eigenständig verwaltet werden.

Alle Anfragen an den Katalog+ werden protokolliert. Die Protokolle enthalten eine Session-ID, die Anfrage sowie die Anzahl der Ergebnisse, die mit der Anfrage erzielt wurden. Nach Abschluss Ihrer Recherche-Session ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich. Dies gilt auch dann, wenn Sie sich als Nutzer*in während Ihrer Suchen im Katalog+ eingeloggt hatten.

Die Daten werden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung von der Ex Libris (Deutschland) GmbH verarbeitet. In Fällen weitgehender technischer Probleme können zur Behebung durch das Unternehmen Ex Libris Daten im Drittland Israel, für den ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, ausnahmsweise zugänglich sein.

Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz im Bereich der UB haben, können Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten mit der UB in Verbindung setzen. Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:

1. Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)

2. Recht auf Berichtigung, soweit Sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).

3. Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DS-GVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DS-GVO).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt und die Daten deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18 DS-GVO).

5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, dass die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO) dient.

6. Widerrufsrecht bei einer Einwilligung: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre personenbezogenen Daten von der RPTU rechtswidrig verarbeitet werden.

Postanschrift:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 3040
55020 Mainz

Website: https://www.datenschutz.rlp.de

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand: Januar 2023.

Die Neustrukturierung der Universität kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Um den aktuellen rechtlichen Anforderungen und technischen Änderungen Rechnung zu tragen sowie um unsere Dienstleistungen und Angebote der UB datenschutzkonform umzusetzen, behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://www.ub.uni-kl.de/die-ub/informationen-zum-datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.